Cómo presentar los impuestos de pequeñas empresas

Si es la primera vez que presentas impuestos como propietario/a de una pequeña empresa, es posible que el proceso te resulte un poco intimidante. Tal vez te hagas algunas preguntas, por ejemplo: ¿Cómo puedo tener la seguridad de que estoy usando los formularios correctos? ¿Cómo preparo mis estados financieros comerciales para la temporada de impuestos? ¿Para qué deducciones soy elegible? ¿Qué ocurre si tengo que solicitar una prórroga?

Si te haces estas preguntas, no estás solo/a. Esta guía cubre todas las respuestas a esas preguntas comunes y consejos sobre cómo presentar los impuestos de pequeñas empresas en 2024.

¿Qué son los impuestos sobre el negocio?  

Comencemos con los aspectos básicos. ¿Qué son los impuestos sobre el negocio y en qué se diferencian de los impuestos personales? 

En el nivel más básico, debes presentar la declaración de impuestos cada año a través del IRS (Servicio de Impuestos Internos) para calcular tu responsabilidad fiscal. Al igual que ocurre con una declaración personal de impuestos sobre el ingreso, las pequeñas empresas también tienen una responsabilidad fiscal ante el Gobierno federal y el estado (según dónde vivas). En algunos casos, también tendrás que pagar impuestos locales.

Una declaración de impuestos sobre el negocio documenta tus ingresos de negocio y las deducciones de impuestos sobre el negocio. Para presentar los impuestos al Gobierno federal, necesitarás un Número de Identificación del Empleador (EIN, por sus siglas en inglés). Tu EIN es tu número de identificación fiscal federal.

Como negocio, es posible que tengas que pagar impuestos que incluyan lo siguiente:

• Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia: impuestos de Seguro Social y Medicare para contratistas independientes y trabajadores por cuenta propia. 
• Impuesto estimado: pagos trimestrales de impuestos federales y estatales realizados durante el año que no están sujetos a la retención de impuestos federales. 
• Impuesto sobre las ventas: impuestos recaudados de bienes y servicios tributables. 
• Impuesto sobre la propiedad: impuestos pagados sobre el valor de una propiedad comercial. 
• Impuesto sobre artículos de uso y consumo: impuestos que gravan bienes o servicios específicos. 
• Impuestos sobre el empleo: Seguro Social, Medicare, retención del impuesto federal sobre el ingreso e impuesto federal de contribución para el desempleo (o FUTA, por sus siglas en inglés).

Ejemplos de deducciones de impuestos para pequeñas empresas 

Para quienes se preguntan cómo presentar la declaración de impuestos de una pequeña empresa y reducir su factura de impuestos, detallar sus gastos puede ayudarles a lograrlo. 

Si tienes una pequeña empresa, puedes acceder a deducciones “ordinarias y necesarias” que pueden ayudar a reducir tus ingresos tributables. Un menor ingreso tributable significa que es posible que tú y tu negocio deban menos dinero durante el año fiscal. 

Estos son algunos ejemplos de deducciones de impuestos para pequeñas empresas: 

• Comidas de negocios
• Gastos de viaje de trabajo
• Costos de uso comercial del hogar
• Seguro empresarial
• Uso del automóvil en relación con el trabajo
• Contribuciones para la jubilación
• Alquileres
• Gastos y suministros de oficina 
• Gastos por intereses comerciales
• Gastos de emprendimiento 

Estas son solo algunas de las posibles deducciones de impuestos para pequeñas empresas que podrían aplicarse a tu negocio. Tal vez un especialista en impuestos pueda ayudarte a encontrar aún más. Por eso, es importante llevar un registro detallado de todos tus gastos de negocio para maximizar las deducciones de impuestos y reducir los ingresos tributables. 

Cómo detallar los gastos de negocio

Detallar los gastos puede ayudar a las pequeñas empresas a presentar sus impuestos y reducir su factura de impuestos. Dado que las pequeñas empresas deben detallar sus gastos para poder reclamarlos al IRS, el mantenimiento de registros es fundamental. Puedes detallar los gastos de negocio en unos pocos pasos:

1. Anota la cantidad pagada por cada gasto de negocio y el método de pago utilizado. 
2. Guarda los comprobantes de los gastos de negocio para llevar un registro preciso y que el IRS pueda verificarlos.
3. Organiza las compras por fecha. 
4. Escribe por qué cada compra se considera un gasto de negocio o califica para una deducción determinada.

Una pequeña empresa tiene más posibilidades de recibir una deducción de impuestos si lleva registros detallados. Además, si el IRS audita las deducciones de impuestos de una empresa, estos registros ayudarán a evitar sanciones y multas.

Siete pasos para presentar la declaración de impuestos de una pequeña empresa 

¿Tienes todo listo para presentar la declaración de tu pequeña empresa en esta temporada de impuestos? Te mostramos cómo hacerlo en siete sencillos pasos.

1. Reúne tus registros para la presentación de impuestos 

Como se mencionó anteriormente, los registros detallados de los gastos de negocio que hayas pagado durante el año pueden ayudar a reducir tus ingresos tributables. Tendrás que reunir todos los registros de tu empresa para reportar tus ingresos de negocio y tus gastos de negocio calificados.

Esto significa reunir los documentos de respaldo relacionados con la nómina, las ventas, las compras y otros gastos de negocio calificados. Estos son algunos de los documentos de pequeñas empresas que deberías reunir al preparar los impuestos:

• Facturas
• Recibos de servicios pagados y pendientes
• Cheques cancelados
• Comprobantes de depósito 
• Recibos de ventas 
• Recibos de cajas registradoras
• Estados de cuenta de tarjetas de crédito 
• Estados de cuenta bancarios 
• Registros de impuestos sobre el empleo
• Reportes de nómina de fin de año 

Consejo profesional: Usar un programa de software de impuestos o de preparación de impuestos para dar seguimiento a los gastos de negocio y las transacciones durante todo el año es mucho más fácil que intentar averiguarlo todo al final del año fiscal.

2. Conoce qué formularios del IRS tienes que presentar 

Los tipos de formularios del IRS que tendrás que completar para presentar los impuestos de tu pequeña empresa dependen de la estructura de tu negocio. Estos son los formularios de impuestos para pequeñas empresas que quizás necesites para presentar tu declaración: 

• Empresas unipersonales: si eres propietario único, tendrás que usar el formulario de presentación del IRS denominado Anexo C. Las personas deben adjuntar su Anexo C a sus declaraciones de impuestos personales. 
• Sociedades colectivas: Las sociedades colectivas presentan sus declaraciones de impuestos sobre el negocio mediante el Formulario 1065. Los socios y la sociedad colectiva deben reportar la actividad comercial al IRS. Una sociedad colectiva envía el Anexo K-1, Participación del socio en los ingresos, créditos tributarios y deducciones a los socios. Luego, los socios usan el Anexo K-1 para completar sus declaraciones de impuestos personales.
• Sociedades anónimas: Si eres una sociedad anónima, debes usar el Formulario 1120 de declaración de impuestos de sociedades (o el Formulario 1120S si tienes una estructura de sociedad anónima de tipo S).
• Compañías de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés): Las LLC usan una variedad de formularios, según la forma en que el negocio elija tributar. Por lo general, la mayoría de las LLC de varios socios se tratan como sociedades colectivas de forma predeterminada. Si la LLC es una LLC de un solo socio, la entidad no se considera para fines federales. Esto significa que el propietario presentará un Anexo C para reportar los ingresos y las pérdidas del negocio. Sin embargo, si quieres que tu negocio tribute como sociedad anónima (sociedad anónima de tipo C), debes usar el Formulario 1120. Si quieres que a tu LLC la traten como una sociedad anónima de tipo S, la LLC debe elegir oportunamente ser tratada como tal mediante el Formulario 2553, Elección hecha por una sociedad anónima que es una pequeña empresa. 

Puedes encontrar todos los formularios que necesitas para presentar los impuestos de tu pequeña empresa en el sitio web del IRS. 

3. Completa los formularios de impuestos de tu pequeña empresa 

Al completar los formularios de impuestos de tu pequeña empresa, es importante que sigas cada paso cuidadosamente y que proporciones información precisa. Si realizas la presentación mediante el Anexo C, el formulario es un poco menos complejo, ya que tiene solo dos páginas. 

Los Formularios 1065, 1120 y 1120S son más extensos y llenarlos puede tomar un poco más de tiempo. Ten preparada toda la información obligatoria y asegúrate de tener a la mano los documentos complementarios antes de llenar el formulario. 

Para un contribuyente típico, completar formularios de impuestos puede ser difícil. Para asegurarte de no omitir ninguna información obligatoria, usa un software de contabilidad y otros recursos para mantener todo organizado.

4. Conoce las fechas límite de presentación de los impuestos para pequeñas empresas 

Durante algunos años fiscales, la fecha límite para enviar la declaración personal de impuestos sobre el ingreso o la declaración de impuestos de tu pequeña empresa cae en un feriado o en un fin de semana. Si eso ocurre, la nueva fecha límite para presentar los impuestos es el día hábil siguiente.

Ya sabes lo importante que es mantener la organización como propietario/a de un negocio: tienes que administrar las facturas, el inventario, el sitio web, la nómina, los empleados y todo lo demás. Es esencial ser organizado/a cuando se trata de la fecha de vencimiento de los impuestos del negocio.

Estas son las fechas clave de presentación de los impuestos y las fechas límite que te recomendamos que tengas presentes en 2024: 

• 15 de marzo de 2024: para las sociedades colectivas y LLC de varios socios que presentan el Formulario 1065 ante el Gobierno federal y entregan el Anexo K-1 a los socios, y para las sociedades anónimas de tipo S que presentan el Formulario 1120-S.
• 15 de abril de 2024: para los propietarios únicos o LLC de un solo socio que presentan el Anexo C.
• 15 de abril de 2024: para las sociedades anónimas cuyo año fiscal finaliza el 31 de diciembre y que presentan el Formulario 1120.
• 15 de abril de 2024:  si tu año fiscal finaliza en una fecha que no es el 31 de diciembre, la fecha límite para la declaración de impuestos es el decimoquinto día del cuarto mes después del final de tu año fiscal o el 15 de abril de 2024.

Nuestra lista de verificación de preparación de los impuestos para pequeñas empresas puede ayudarte a tener claras las fechas en las que tienes que presentar la declaración a fin de facilitar la presentación de los impuestos de tu pequeña empresa. 

5. Solicita una extensión para presentar los impuestos sobre el negocio si es necesario 

¿Necesitas retrasar tu fecha límite? Puedes solicitar una extensión a de impuestos sobre el negocio para enviarla más adelante con el Formulario 7004. Este formulario otorga una prórroga de seis meses para presentar la declaración, pero no otorga tiempo adicional para pagar. Asegúrate de solicitar la prórroga antes de la fecha límite para no tener que pagar ninguna multa. 

Las fechas límite para la prórroga de impuestos de pequeñas empresas en 2024 son las siguientes: 

• 15 de marzo de 2024: fecha límite para sociedades colectivas y sociedades anónimas de tipo S.
• 15 de abril de 2024: fecha límite para empresas unipersonales (el formulario de prórroga es el Formulario 4868 para declaraciones de impuestos personales) y sociedades anónimas de tipo C.

Si no solicitas una prórroga y no cumples con la fecha límite para la presentación de los impuestos, es posible que te enfrentes a una  multa por no presentar la declaración de impuestos. La multa por no presentar la declaración es una multa que debes pagar si no presentas los impuestos a tiempo. La multa es del 5 % de los impuestos no pagados por cada mes o parte del mes de mora en la presentación de la declaración de impuestos de tu pequeña empresa. 

Consejo profesional: Las fechas límite para los impuestos estatales y las prórrogas varían según el estado. Investiga las pautas tributarias locales y las fechas de vencimiento al inicio del proceso de presentación. 

6. Presenta los impuestos de tu pequeña empresa 

La presentación electrónica es más fácil y rápida que el envío postal, lo que significa que también puedes obtener tu reembolso de impuestos más rápido. El IRS ofrece muchas opciones de presentación para pequeñas empresas entre las que puedes elegir. 

Recuerda que, si te preocupa presentar los impuestos correctamente, vale la pena el gasto de contar con la ayuda de un profesional de impuestos con licencia. Con la ayuda de un profesional, puedes asegurarte de lo siguiente: 

• Cumplir con las leyes tributarias 
• Realizar los pagos de impuestos correspondientes
• Comprender tu reembolso de impuestos

7. Mantente al día con los pagos de impuestos de tu pequeña empresa   

Muchos negocios están obligados a realizar pagos de impuestos estimados a lo largo del año. Si tienes una empresa unipersonal, sociedad colectiva o sociedad anónima de tipo S y esperas deber más de $1,000 en la declaración personal de impuestos, o si eres una sociedad anónima y esperas deber más de $500 cuando presentes la declaración, eres responsable de pagar impuestos estimados en cada trimestre. 

Puedes pagar los impuestos estimados en el sitio web del IRS, desde tu dispositivo móvil mediante la app IRS2Go o enviando por correo postal el Formulario 1040-ES. No realizar pagos de los impuestos estimados o pagar los impuestos de manera incompleta podría generar una multa por parte del IRS. 

De todos modos, tienes que presentar una declaración de impuestos anual de pequeña empresa y calcular tu responsabilidad fiscal para el año, incluso después de pagar los impuestos trimestrales. Si no pagaste lo suficiente a través de los pagos trimestrales de impuestos estimados, serás responsable de pagar el resto cuando presentes la declaración de impuestos. 

Aunque es posible que aún debas dinero a fin de año, hacer los pagos trimestrales de impuestos de pequeña empresa puede ayudar a reducir significativamente tu factura de impuestos de fin de año. 

Haz que la presentación de impuestos de tu pequeña empresa sea sencilla con QuickBooks 

¿Todavía tienes dudas sobre cómo presentar los impuestos de tu pequeña empresa? ¿Por qué no confiar en un software que te ayude a aprovechar tu tiempo al máximo?

Hacer el proceso por tu cuenta puede ser confuso y QuickBooks está aquí para ayudar. Con un software intuitivo que genera reportes, información de ganancias y otros datos útiles, puedes tener la tranquilidad de que la temporada de impuestos no te generará confusión ni preocupación.

Para enfrentar los impuestos de tu negocio con total confianza, recurre a los servicios de contabilidad virtual como QuickBooks Live, una experiencia integral de contabilidad digital que hace que elaborar reportes y presentar impuestos sea realmente sencillo. Una configuración personalizada te ayuda a tener una experiencia a tu medida y te guía para conectarte con tu banco. Tu técnico contable en línea te proporcionará reportes clave para ayudarte a tomar decisiones financieras sólidas.

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