Cómo completar un Formulario 1099: todo lo que los propietarios de empresas deben saber

Si trabajas por cuenta propia, o tienes una pequeña empresa que hace contrataciones, la presentación de tus impuestos puede verse un poco diferente a la de aquellos que reciben Formularios W-2 estándar. 

Los propietarios de pequeñas empresas tienen una serie de tareas que realizar durante la temporada de impuestos, y un paso importante es proporcionar los Formularios 1099 a los contratistas independientes. Tendrás que identificar a los trabajadores que son contratistas, entender el proceso para completar un Formulario 1099-NEC y enviar los formularios correctamente.

Si proporcionaste el Formulario 1099-MISC a contratistas en años anteriores, aún estás en el lugar correcto. El nuevo Formulario 1099-NEC reemplazó al Formulario 1099-MISC para reportar la compensación de no empleado.

Antes de profundizar en cómo completar exactamente un Formulario 1099, es importante comprender qué constituye un contratista independiente y qué es con exactitud un Formulario 1099. Sigue leyendo para responder todas tus preguntas y asegurarte de que la temporada de impuestos sea pan comido.

• ¿Quién se considera contratista independiente?
• ¿Qué es un Formulario de impuestos 1099?
• Cómo presentar un Formulario 1099
• Cómo presentar un Formulario 1099 en línea
• Cómo usan los contratistas el Formulario 1099-NEC
• Preguntas frecuentes sobre el Formulario 1099

¿Quién se considera contratista independiente?

Alguien se considera contratista independiente si trabaja por cuenta propia o tiene un contrato para realizar trabajos para otro negocio como no empleado. 

El IRS (Servicio de Impuestos Internos) brinda directrices para determinar si un trabajador en particular es un contratista independiente o un empleado, lo cual es una distinción importante, porque las empresas no tienen que retener impuestos sobre el ingreso ni impuestos FICA (de Medicare y Seguro Social) de los pagos de un contratista independiente.

Los contribuyentes que trabajan como contratistas independientes pueden solicitar retenciones de impuestos, pero el proceso no es obligatorio para todos los Formularios 1099.

Para tomar la decisión, los dueños de empresas deben considerar los siguientes tres criterios, que abordan el grado de control que tienen sobre el trabajador:

• Control de comportamiento: ¿Tu pequeña empresa tiene derecho a controlar lo que hace el trabajador y cómo realiza su trabajo?
• Control financiero: ¿Tu empresa tiene derecho a opinar sobre los aspectos materiales del trabajo de un trabajador? En otras palabras, ¿tú decides qué gastos se reembolsan o quién proporciona las herramientas y los insumos necesarios?
• Relación contractual: ¿Hay un contrato escrito? ¿Los beneficios, como pensión, seguro o días de vacaciones, son parte de esa obligación contractual?

¿Qué es exactamente un Formulario de impuestos 1099?

El Formualrio 1099 es un formulario de impuestos del IRS (Servicio de Impuestos Internos) que se conoce como una declaración informativa. Hay varios tipos de Formularios 1099, y te explicamos las diferencias clave aquí.

Cómo presentar un Formulario 1099

Una vez que hayas determinado quiénes son tus contratistas independientes y tengas la certeza de que tus libros están en orden, es hora de presentar los Formularios 1099-NEC. Te guiaremos paso a paso para que puedas asegurarte de pagar los impuestos que corresponda.

Paso 1: entender el Formulario 1099

Las empresas deben proporcionar un Formulario 1099-NEC a cada contratista que haya recibido pagos por un total de $600 o más en un año calendario. Los contratistas independientes deben incluir todos los pagos en una declaración de impuestos, incluidos los pagos cuyo total sea inferior a $600. Ten en cuenta también que la compensación de no empleado incluye los pagos a individuos y sociedades colectivas.

Algunos pagos no requieren un Formulario 1099-NEC, por ejemplo:

• * Pagos a sociedades anónimas, incluidas las compañías de responsabilidad limitada que se tratan como sociedades anónimas de tipo C o de tipo S para fines tributarios, o asignaciones por viajes de negocios pagadas a los empleados
• * Pagos por mercancías, fletes o almacenamiento

Los pagos a través de redes de terceros, incluidos los pagos con tarjeta de crédito, se reportan en el Formulario 1099-K. Si, por ejemplo, una empresa le paga a un contratista independiente a través de PayPal, el contratista puede recibir un Formulario 1099-K de PayPal por esas ventas directas. Para el año tributario 2023 (los impuestos que presentas en 2024), seguirá en vigor el requisito de reportar en el Formulario 1099-K las transacciones si fueron más de 200 y recibiste pagos por un total de más de $20,000. Actualmente, el IRS está planificando un límite de $5,000 para el año tributario 2024 (los impuestos que presentarás en 2025) como parte de la introducción gradual para implementar el límite mínimo de más de $600 establecido en virtud del Plan de Rescate Estadounidense.

Usa un software de contabilidad a fin de completar un Formulario 1099-NEC para cada contratista y consulta con un contador público certificado (CPA, por sus siglas en inglés) acerca de los Formularios 1099 que tu empresa debe proporcionar.

QuickBooks ofrece servicios de presentación electrónica del Formulario 1099 con QuickBooks Payroll y QuickBooks Contractor Payments. Si usas QuickBooks Payroll o Contractor Payments, tus Formularios 1099 se generarán automáticamente y se presentarán de manera electrónica por ti, lo que te ahorrará tiempo y te ayudará a prepararte para la temporada de impuestos. Puedes presentar un número ilimitado de Formularios 1099, incluidos los Formularios 1099-NEC y 1099-MISC2.

Paso 2: reúne toda la información necesaria

Asegúrate de tener todos los documentos necesarios para cada contratista independiente que emplees. Cada contratista independiente tiene que haber completado un Formulario W-9 antes de prestar cualquier servicio. Ese formulario te proporciona la siguiente información útil para completar los Formularios 1099:

• Publica la compensación de no empleado en el Recuadro 1 del Formulario 1099-NEC e indica el Número de Identificación del Contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés) de tu empresa como TIN del pagador. También tendrás que indicar el nombre y la dirección de tu empresa en la sección superior izquierda del formulario.
• Indica el TIN, el nombre y la dirección del destinatario.
• Registra las retenciones de impuestos federales y estatales sobre los ingresos, si corresponde.

Por último, verás una sección para reportar los ingresos estatales obtenidos y el número de identificación fiscal estatal de tu empresa. El IRS (Servicio de Impuestos Internos) no exige esta información, pero muchas empresas

Paso 3: envía el Formulario 1099

Cuando presentas un Formulario 1099-NEC, proporcionas copias del formulario a diferentes destinatarios:

• Envía la copia A al IRS con el Formulario 1096, que informa sobre todos los Formularios 1099 emitidos a contratistas y la cantidad total en dólares de los pagos.
• Envía la Copia 1 al departamento de impuestos de tu estado.
• Proporciona la copia B al destinatario (el contratista).
• Guarda la copia C para tus registros; esto documenta el gasto salarial que registras en tu declaración de impuestos del negocio.

La fecha límite para presentar el Formulario 1099-NEC es el 31 de enero o antes. Debes proporcionar un Formulario 1099-NEC a cada contratista y al IRS a más tardar en esa fecha. Muchas empresas realizan la presentación electrónica, y la presentación electrónica facilita el cumplimiento de la fecha límite de presentación.

También es importante verificar los requisitos estatales. Ciertos estados exigen que las empresas presenten Formularios 1099, así que, si tienes dudas, consulta con tu contador público certificado.

Cómo presentar un Formulario 1099 en línea

La forma más sencilla de completar un Formulario 1099 es electrónicamente, y puedes hacerlo a través del sistema de presentación electrónica de declaraciones de impuestos Filing Information Returns Electronically (FIRE). Antes de hacerlo, debes solicitar un código de control del transmisor (TCC, por sus siglas en inglés) y enviarlo al menos 30 días antes de la fecha límite de presentación de impuestos para tu Formulario 1099. Para solicitarlo, completa un Formulario 4419.

A partir de ahí, el IRS te alertará con tu TCC y podrás continuar con tu cuenta de FIRE.

QuickBooks Contractor Payments y QuickBooks Payroll te permiten ahorrar tiempo y dinero, y presentar los Formularios 1099 electrónicamente. 

Cómo usan los contratistas el Formulario 1099-NEC

La mayoría de los trabajadores por cuenta propia y contratistas independientes usan el Anexo C, Beneficio o pérdida del negocio, para reportar los ingresos de trabajo por cuenta propia en sus declaraciones de impuestos personales. Este es el proceso para reportar los ingresos obtenidos en un Formulario 1099-NEC:

• La Parte 1 del Anexo C reporta los ingresos obtenidos por el contratista. La cantidad total ganada en todos los Formularios 1099 se registra en la Línea 1, ingresos brutos o ventas.
• La ganancia o pérdida neta del subcontratista en el Anexo C se indica en el Formulario 1040, Anexo 1, como ingreso adicional.
• Los ajustes totales a los ingresos en el Anexo 1 se registran como ingresos en el Formulario 1040, línea 10a.

Si se retuvo algún impuesto federal sobre el ingreso en un Formulario 1099, ese total también se reporta en el Formulario 1040.

Preguntas frecuentes sobre el Formulario 1099

La cantidad de información y formularios que hay que completar puede parecer abrumadora, así que no hay problema si aún estás un poco confundido. A continuación, presentamos algunas preguntas comunes sobre el proceso del Formulario 1099 que responderemos aquí.

¿Quién recibe un Formulario 1099? 

Hay muchos tipos de Formularios 1099. Sin embargo, todo contratista que haya recibido $600 o más en ingresos no relacionados con el empleo durante el año tributario debe recibir un Formulario 1099-NEC. Esto podría incluir cualquier concepto, desde comisiones hasta mano de obra pagada. Depende de ti, como propietario de una empresa, enviar estos formularios a tus trabajadores en el plazo asignado.

¿Qué sucede si no recibo todos mis Formularios 1099?

Si no recibes tus Formularios 1099 para principios de febrero, ponte en contacto con tu pagador. Si para el 15 de febrero aún no los ves, puedes llamar al IRS para obtener ayuda.

¿Qué sucede si hay errores en mis Formularios 1099?

Si hay un error en tu Formulario 1099, como una dirección incorrecta, un nombre mal escrito, etc., comunícate con tu pagador de inmediato y solicita un formulario corregido. Si el pagador ya presentó el Formulario 1099 al IRS, pídele que te vuelva a enviar una versión corregida. 

¿Tengo que pagar impuestos sobre mi Formulario 1099?

Por lo general, sí. Sin embargo, hay algunas excepciones, así que consulta a un profesional si no estás seguro de si tienes que pagar impuestos sobre tus ingresos del Formulario 1099.

¿Cuándo vencen los Formularios 1099?

Los Formularios 1099 deben presentarse a más tardar el 31 de enero. 

Simplificamos la temporada de impuestos

Preparar y presentar los Formularios 1099 puede ser tedioso y llevar mucho tiempo. Si bien puede parecer sencillo, el proceso puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza si empleas a varios contratistas.

Usa este artículo como guía para el proceso, pero, si te abruma, busca ayuda en otro lugar. QuickBooks Payroll puede ayudarte a automatizar el proceso y ahorrarte tiempo y frustraciones. Contratar a un contador o preparador de impuestos también puede ayudarte a administrar el proceso.

Con el NUEVO TurboTax Live Full Service Business, permitimos que el propietario de una pequeña empresa se asocie con un experto en impuestos bilingüe dedicado que se especializa en impuestos de pequeñas empresas para manejar sociedades colectivas (1065), sociedades anónimas de tipo S (1120-S) y LLC de varios miembros. Ponte en contacto con un experto en impuestos bilingüe especializado en pequeñas empresas, disfruta de asesoramiento ilimitado durante todo el año y recibe respuestas sin costo adicional, y ten la seguridad de que nuestros expertos bilingües te ayudarán a encontrar todas las deducciones y los créditos tributarios que tu empresa merece.

QuickBooks Online Payroll y Contractor Payments: Los servicios de movimiento de dinero son proporcionados por Intuit Payments Inc., con licencia como transmisor de dinero otorgada por el Departamento de Servicios Financieros del Estado de Nueva York, sujeto a criterios de elegibilidad, crédito y aprobación de la solicitud. Para obtener más información sobre las licencias de transmisión de dinero de Intuit Payments Inc., visita https://www.intuit.com/legal/licenses/payment-licenses/.

1. Se aplican cargos adicionales.
2. Formularios 1099 ilimitados: Los Formularios 1099 se presentan electrónicamente solo para el año de presentación actual y para pagos registrados en el sistema. No se incluyen las enmiendas.