Cómo mantener en orden los registros financieros: comprende la importancia de los "libros contables bien ordenados"

Si eres propietario/a de una empresa, mantener los registros financieros bien ordenados y de forma organizada puede resultar intimidante, pero se trata de uno de los aspectos más fundamentales para sacar adelante una empresa con éxito. Entonces, ¿qué significa tener los “libros contables bien ordenados”? 

En pocas palabras, tener los “libros contables bien ordenados” significa que tus registros financieros estén al día, estén organizados y sean precisos. Llevar los libros contables en orden te ayuda a tomar decisiones informadas sobre el estado financiero de tu empresa. Puede servirte para identificar las áreas que necesitan mejoras y para mantener la viabilidad de tu negocio. Además, brinda información sobre cómo asignar los recursos de la empresa de manera más eficiente.

Tener los libros bien ordenados también es crucial cuando se trata de los impuestos. Nadie quiere tener problemas a la hora de presentar la declaración ni pagar impuestos de más. Si conservas los libros contables bien ordenados, es decir, si están actualizados y son precisos, no solo tendrás una idea más concreta de la situación financiera de tu empresa, sino que tu declaración de impuestos se basará en cantidades precisas, lo que podría ahorrarte algo de dinero en el pago de impuestos.

Entonces, ¿cómo puedes mantener bien ordenados los libros contables de tu empresa? Lo primero y más importante es llevar un registro de cada operación. Por pequeña que sea, registra cada compra, ya sea un gasto o un ingreso. Hacerlo así te ayudará a llevar el detalle de las entradas y salidas de dinero, de modo que hacia fin de año tengas libros contables precisos, lo que, a su vez, garantizará que pagues impuestos por la cantidad correcta de ingresos.

En segundo lugar, mantén todo organizado y esto incluye guardar los recibos, las facturas y los estados de cuenta en un solo lugar. Si mantienes tu empresa organizada, será más fácil conservar los libros contables en orden y te asegurarás de no olvidar algo importante que pueda afectar el resultado de tus impuestos a la hora de presentar la declaración.

Hay algunos pasos clave que puedes seguir para tener los libros contables bien ordenados y poder presentar una declaración precisa, además de tenerlo todo listo cuando llegue la temporada de impuestos. 

¿Qué pasos clave se pueden seguir para que los libros estén bien ordenados?

• Concilia tus libros contables con tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito.  Asegúrate de que lo que se muestra en tu  conciliación bancaria refleje exactamente lo que tienes para no sobreestimar ni subestimar la cantidad de dinero con la que cuentas.Haz ajustes.  Realiza  ajustes para las imprecisiones o  elementos obsoletos en tus libros contables, como los créditos incobrables o los cheques pendientes de cobro.
• Separa los gastos de negocio de los personales.  Si tienes una empresa, lo mejor es tener cuentas comerciales separadas.  No es recomendable mezclar los gastos personales con los de negocio y correr el riesgo de pasar por alto un gasto de negocio que pensabas que era personal y viceversa.
• Organiza tu plan de cuentas.  Es importante clasificar todo correctamente para que cada movimiento se incluya en los estados financieros de manera precisa, ya que lo que se incluye en ellos también afecta tus impuestos.
• Asegúrate de juntar tus recibos para las deducciones del negocio.  Asegúrate de juntar los recibos de los gastos de negocio, como equipamiento comercial, ya que estos gastos deben reflejarse en el estado de pérdidas y ganancias, y reducirán los impuestos sobre ingresos.
• Verifica el inventario.  Si tu empresa tiene un inventario, asegúrate de seguir este paso para no contar un activo que no tienes y que, si lo contaras, se reflejaría en tu balance general.
• Registra los pagos por servicios de contratistas y empleados.  Si pagaste a contratistas y empleados por sus servicios, asegúrate de incluir todo lo que les pagaste, ya que dichos pagos son un gasto deducible.
• Cierra tus libros contables.  Después de realizar todos los ajustes contables, se debe cerrar el año en los libros. De este modo, tendrás los números finales para tus impuestos y necesidades financieras.

Estos son algunos de los pasos clave que debes seguir para que los libros contables estén bien ordenados, pero no te preocupes por seguir estos pasos tú solo/a.  QuickBooks puede ayudarte con las necesidades contables mencionadas, como conciliar las cuentas y generar los estados financieros que necesites, para que puedas tomar decisiones financieras informadas y tener los estados de cuenta listos para la temporada de impuestos.  A la hora de presentar la declaración, es posible que te conecten con un experto en impuestos bilingüe de TurboTax Live Full Service Business que se especialice en impuestos comerciales y que pueda preparar tu declaración de principio a fin.  Además, podrás obtener asesoramiento ilimitado durante todo el año por parte de nuestros expertos en impuestos bilingües para pequeñas empresas.

Destinar tiempo y energía a mantener en orden y de forma organizada la situación financiera de tu empresa dará sus frutos en más de un sentido. Llevar un registro bien ordenado de los libros contables te permitirá tomar decisiones informadas, mantener tu flujo de efectivo bajo control y asegurarte de que los registros financieros sean precisos para que los impuestos sean los correctos a la hora de presentar la declaración. Además, tendrás la tranquilidad de saber que la situación financiera de tu empresa es sólida.